Comunicación interna en el entorno corporativo: Mejores prácticas

La comunicación interna es la gran olvidada dentro de las empresas. En muchas ocasiones, no recibe ni la atención suficiente ni la inversión adecuada, en comparación con otros aspectos del negocio. Sin embargo, cuando se descuida, las empresas corren el riesgo de enfrentarse a una serie de desafíos que impactan directamente sobre su rendimiento, cultura organizacional y su capacidad para retener talento.

Una estrategia de comunicación interna sólida fomenta la transparencia y la cohesión, fortalece la cultura corporativa y contribuye a mejorar el ánimo general del equipo. Además, permite la coordinación entre equipos dispersos, asegurando que cada departamento esté en sintonía con los objetivos comerciales y con los valores de la empresa, lo que puede marcar la diferencia entre las empresas que se estancan y aquellas que consiguen alcanzar sus objetivos. 

En este post exploraremos una serie de buenas prácticas para mejorar la comunicación interna en el entorno corporativo. Comenzamos.

Mejores prácticas en comunicación interna

Cuando hablamos de comunicación interna en el entorno corporativo nos referimos al intercambio de información entre los diferentes niveles jerárquicos, departamentos y empleados de una empresa. Este proceso es fundamental y facilita la coordinación del trabajo y la construcción de relaciones dentro de la empresa. Pero, ¿cómo podemos mejorar este proceso?

Define tus objetivos 

Lo primero que podemos hacer para mejorar la comunicación interna es elaborar un plan de comunicación interna, un documento estratégico en el que estableceremos los objetivos, mensajes, canales y actividades para gestionar y mejorar la comunicación de la organización. 

Mantén un flujo constante de comunicación

A menudo se entiende que la comunicación interna es la mera trasmisión de información de los líderes, gerentes o responsables de departamentos al resto del equipo. Este flujo de información no puede ser unidireccional, sino que se recomienda fomentar el diálogo entre los diferentes niveles jerárquicos y departamentos. En el apartado de retroalimentación nos detendremos en detalle en este concepto. 

Si el mensaje es breve y conciso, mejor

Los mensajes en la comunicación corporativa interna son de lo más variopinto. Abarcan desde políticas internas, recordatorios de eventos, actualizaciones de proyectos, etcétera. 

Para facilitar la comprensión de lo que se quiere transmitir, se recomienda realizar un ejercicio de síntesis, redactando mensajes breves y claros, en la medida de lo posible. 

La elaboración de un plan de comunicación interna nos proporcionará una estructura clara y coherente para definir la forma en la que se compartirá la información dentro de la empresa. Eso contribuirá a que los mensajes estén alineados con los objetivos y valores de la empresa. 

Apuesta por la multicanalidad

En la actualidad, disponemos de múltiples canales comunicativos -impresos, digitales, presenciales- y numerosas herramientas para garantizar que los mensajes se transmitan a todas las personas del equipo de manera eficiente. 

Tómate tu tiempo para elegir el canal o canales adecuados y una vez lo establezcas mantén la comunicación activa de manera periódica, aunque, eso sí, sin avasallar. 

Algunas de las herramientas más útiles para mejorar la comunicación interna son:

• Plataformas de mensajería instantánea. Aplicaciones como Slack, Microsoft Teams o Discord facilitan la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo, permitiendo la creación de canales específicos para proyectos, departamentos, etcétera. 
  

• Intranet corporativa. Una intranet bien diseñada y actualizada nos puede servir como un centro de información centralizado donde los empleados pueden acceder a documentos importantes, políticas de la empresa, calendarios de eventos y noticias internas. 
• Software de gestión de proyecto. Herramientas como Trello, Asana o Jira contribuyen a organizar tareas, asignar responsabilidades y dar seguimiento al progreso de los proyectos, lo que facilita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.

• Correo electrónico. Aunque pueda resultar obvio, el email sigue siendo una herramienta fundamental para favorecer la comunicación en muchas organizaciones. Es importante, eso sí, planificar correctamente qué correos enviar y evitar la sobrecarga de emails innecesarios.
• Videoconferencias. Plataformas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams nos permiten situarnos cara a cara aunque sea de forma virtual, lo que es especialmente útil para equipos de trabajo que trabajan de forma remota o distribuidos geográficamente. 
• Redes sociales internas. Algunas organizaciones utilizan plataformas similares a las redes sociales como Yammer, de Microsoft, para facilitar la comunicación informal y promover la conexión entre empleados. 

• Sesiones de formación y desarrollo. Organizar talleres, seminarios o cursos de formación en habilidades de comunicación puede ayudar a mejorar la capacidad de los empleados para el trasvase de información de manera efectiva e impulsar el trabajo en equipo. 
• Newsletters o boletines internos. El envío regular de boletines informativos por correo electrónico o a través de la intranet permite mantener informados a los empleados sobre las noticias más relevantes, los eventos próximos de la empresa o los hitos alcanzados. 
• Eventos internos. Las celebraciones internas reúnen a los empleados en un entorno no laboral y ayudan a estrechar lazos y fortalecer vínculos entre personas de distintos departamentos. Además este tipo de eventos internos son momentos ideales para reconocer y celebrar los logros individuales y de equipo. Esto no sólo motiva a los empleados, sino que también refuerza los valores y la cultura de la organización. 

Frente al ruido, transparencia

Llamamos ruido en la comunicación a cualquier barrera que dificulte la comprensión de mensajes como malentendidos o falta de claridad en la comunicación. Para evitar estas interferencias lo mejor es crear y mantener un ambiente de transparencia y apertura, en donde los empleados se sientan cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y comentarios. 

No tengas miedo al feedback 

La comunicación no existe sin retroalimentación. Para asegurar que los mensajes calen en el equipo y poder corregir cualquier malentendido es necesario que el flujo de información sea bidireccional, facilitando el diálogo e involucrándoles en el proceso de comunicación. Esto permite a los gerentes o a los responsables de los departamentos obtener información sobre cómo han recibido y entendido el mensaje los trabajadores. Por su parte, estos últimos pueden participar de forma activa, aportando su visión y compartiendo sus opiniones y sugerencias. 

Algunas de las herramientas que pueden favorecer este feedback son:

• Encuestas de satisfacción y formularios. El uso de herramientas como Google Forms o SurveyMonkey te puede ayudar a recopilar feedback de los empleados, identificar áreas de mejora en la comunicación interna y a tomar decisiones basadas en datos. 
• Foros de discusión. Estos espacios sirven para que los equipos compartan sus ideas, hagan preguntas y participen en conversaciones relevantes. Crear entornos de discusión, tanto presenciales como en línea, puede fomentar un sentido de comunidad y de colaboración dentro de la empresa. 

En cuanto a la periodicidad, se insta a proporcionar una retroalimentación regular a los empleados sobre su desempeño y el progreso de la empresa, lo que ayuda a que estén más informados y más motivados. 

En resumen, trabajar la comunicación interna es esencial para generar un clima laboral sano y conseguir los objetivos de la empresa a largo plazo. Al implantar estas herramientas debemos tener en cuenta las necesidades específicas de cada organización y adaptarlas en consecuencia. 

Seguir estos consejos a rajatabla no asegura el éxito per se, pero sí que puede contribuir a fomentar una cultura abierta y transparente en la que se valore y promueva la comunicación constante y honesta entre todos los miembros del equipo, mejorando finalmente la colaboración, la productividad y la satisfacción del conjunto de empleados. 

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La elaboración de un plan de comunicación interna, alineado con los objetivos comerciales de la empresa, nos permitirá asegurar que la información se comparta de manera efectiva, facilitar el compromiso y la motivación de los empleados y que la organización sea capaz de alcanzar sus objetivos de manera cohesionada.