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¿Qué empresa o entidad no ha soñado alguna vez con su momento de gloria mediática? Que los periodistas acudan en masa a tus instalaciones, que tu director general explique el proyecto rodeado de cámaras y micrófonos y que la iniciativa tenga una amplia repercusión en los medios de comunicación. La idea es tentadora para las empresas y para los gabinetes y agencias de relaciones públicas que les asesoran en comunicación. Sólo que el plan no siempre funciona.
En este post compartimos contigo algunas claves para que ese “golpe de efecto” pueda ser un éxito y no se convierta en un arma de doble filo que consiga justo el efecto contrario del pretendido.
1. Mide bien la fuerza de tus argumentos.
¿Estás seguro de que el argumento de tu empresa es lo suficientemente noticioso y relevante como para justificar una convocatoria a los medios? ¿Va a ser capaz de competir con todos los demás temas de la agenda del día y de atraer la atención de los medios? ¿Es el tema lo suficientemente sólido como para “sostener” una historia que tenga cabida en las páginas/programas/blogs de los principales medios? Si la respuesta a alguna de estas tres preguntas es negativa, piénsatelo dos veces antes de lanzarte a la piscina. No se trata de una posición conservadora. No hay cosa que genere más frustración en una entidad que una expectativa mediática no cumplida. La visita de los medios no es un fin en sí mismo, y seguro que puedes encontrar otras alternativas para dar difusión a tu historia. En cambio, si puedes responder sí a estas dudas, al ataque.
2. Planifica la jornada al detalle.
No se trata de invitar a los medios a pasar la mañana o la tarde e invitarles a un buen ágape. Son profesionales cuyo tiempo es precioso. Por tanto, una de las claves radica en organizar minuciosamente la jornada para tratar de sacarle el máximo partido con la mínima inversión de tiempo. Para eso, elabora un programa detallado, una escaleta del evento y dótate de los recursos necesarios (materiales y humanos) para asegurarte de que todo se cumple a rajatabla. Una de las claves del éxito radica en que todo funcione con precisión de reloj suizo.
3. Coordinación e inversión de tiempo
Si lo que se pretende es obtener una gran repercusión mediática con la visita, se trata de un objetivo importante, y por tanto la implicación de la entidad también deberá ser importante. A todos los niveles, cada cual en diferente grado de implicación y responsabilidad. Por eso es vital la perfecta coordinación entre la dirección de la empresa y los profesionales de la comunicación que le van a apoyar desde dentro o fuera. Hay que definir bien quién va a acompañar la visita, quién ofrecerá la información corporativa, quién va a hablar en la rueda de prensa si la hay, quién va a atender a los medios… Y definir bien los objetivos, los mensajes, y las formas. Como en toda buena obra de teatro, es esencial que cada cual tenga claro su papel, desde el protagonista hasta el secundario. Se trata de conseguir hacer desaparecer la palabra maldita: la improvisación.
4. Prepara un completo ‘press pack’
Un buen ejercicio para valorar la potencia de tus argumentos noticiosos es preparar un completo “press pack” para entregar a los medios el día de la visita. Se trata de recopilar toda aquella información relevante, dotarla del enfoque adecuado, presentarla de manera atractiva, destacar el “gancho” noticioso, y desgranar cada detalle para ofrecer a los medios la información ya “trabajada”. No se trata sólo de elaborar un completo dossier de prensa con muchas páginas. También de ordenarlo, enfocarlo con criterio, entresacar lo relevante. Y algo de suma importancia: enriquecerlo con diferentes formatos. Un completo reportaje fotográfico y al menos una videonoticia son imprescindibles. Herramientas como Flickr, Youtube o Vimeo son tus aliadas. Ten en cuenta que la elaboración de un buen ‘press pack’ puede conllevar varias semanas de trabajo.
5. Elabora una convocatoria con gancho
Cada día llegan a las redacciones de los medios decenas de convocatorias que se “venden” como temas de suma relevancia. Vas a competir con todas ellas. ¿Por qué un redactor jefe va a enviar a un periodista o a un equipo de grabación a “tu” tema y no a otro? En esta competición juega un papel esencial la convocatoria. Elabora una convocatoria atractiva, con “gancho” informativo, pero sin generar falsas expectativas No tienes que “destripar” el tema avanzando todos los elementos noticiosos, pero sí aquellos que van a atraer la atención de los periodistas. Un buen titular, una buena explicación de la visita, un buen reclamo gráfico y un vídeo ilustrativo pueden ser de ayuda. Distribuye la convocatoria a tus contactos con suficiente antelación para que puedan incluirla en sus agendas. Ya habrá tiempo de reforzarla en los días previos al evento.
6. El comodín de la llamada
Todo buen profesional de la comunicación se precia de contar con buenos contactos en los principales medios. Si has decidido tomar el riesgo de convocar a los medios a tu casa o a la de tu cliente, es el momento de quemar todas las naves. Descuelga el teléfono, tira de agenda de contactos, envía mails personalizados y empeña tu bien ganada credibilidad para persuadir a tus colegas de que cubrir la convocatoria va a merecer la pena. Si tú mismo no crees en ella y estás dispuesto a apostar por ella, difícilmente lo harán terceros.
7. El día D: Ponlo fácil
Después de tantos días de trabajo, ha llegado el esperado día D. La cantidad y “calidad” de los medios que hayan acudido a la convocatoria será una buena primera toma de temperatura para valorar el éxito de la iniciativa. A partir de ahora, tira de programa y trabaja para que todo salga según lo previsto. Como a pesar de todo surgirán imprevistos, gestiónalos con cintura y mano izquierda. Pero, sobre todo, asegúrate de que todo sean facilidades para los medios. Para los gráficos y para los “plumillas”. Que tengan tiempo y acceso para grabar aquellos planos que consideren interesantes, que tengan “ a tiro” a los responsables de la empresa para poder preguntar todo lo que quieran… Al fin y al cabo, si les has invitado a tu casa para que hagan su trabajo, tienes que darles toda clase de facilidades. Y sí, también te agradecerán un pequeño ágape o lunch al final del acto para reponer fuerzas y poder “comentar la jugada” de manera informal.
8. Refuerza la visita con una nota de prensa
Aunque hayas apostado todas tus fichas a una sola carta, la de atraer a los medios a la visita, no siempre vas a conseguir un pleno al 15. Las circunstancias del día y la demencial agenda de los medios harán que algunos no puedan acudir a la cita. Pero eso no significa que se queden sin la información que querías trasladarles. ¿Cómo? Prepara con antelación una buena nota de prensa 2.0, extractando lo más interesante de la información, material gráfico y vídeo del ‘press pack’ para remitirlo a los medios que no han acudido una vez finalizado el evento. Esto permitirá que, sin salir de la redacción, se pueda preparar una buena historia. También te permitirá llegar a medios de otros ámbitos geográficos y dotar al tema de viralidad en las redes sociales.
9. Un día pegado al móvil
Sí, ha sido un día duro. Pero tu trabajo no ha terminado todavía. Por muy bien que hayas desgranado los detalles de la historia y por muy buen material que hayas entregado a los medios, los periodistas son humanos y les surgirán unas cuantas dudas. Es el momento de aprovechar todo el potencial de tu smartphone y estar pegado a él como una lapa. Atiende las llamadas, reenvía la nota, pon a los periodistas en contacto con los responsables de tu empresa, etc. Esas gestiones de última hora pueden suponer la guinda al pastel de un buen trabajo.
10. Press clipping: Recoge la cosecha
Después de varias semanas de trabajo, es el momento de recoger los frutos. Asegúrate de contar con las herramientas necesarias para monitorizar de forma adecuada todos los medios posibles, tanto convencionales como digitales, para recoger toda la repercusión que ha tenido tu iniciativa: prensa escrita, radio, televisión, páginas web, portales especializados, blogs, redes sociales… Ten en cuenta que el éxito o el fracaso de la iniciativa se va a medir por la repercusión obtenida, así que este press clipping es el documento que acreditará que has aprobado el examen. Y, si has trabajado bien todos estos puntos, a veces se puede sacar sobresaliente cum laude.
