¿Por qué los medios no han venido a mi rueda de prensa? Una respuesta en 10 preguntas

Tu empresa tenía algo muy importante que contar, así que has decidido hacer caso a los viejos manuales de comunicación y has convocado a bombo y platillo una flamante rueda de prensa. Pero, oh sorpresa, ha llegado la hora H y la convocatoria ha sido un fiasco. No ha venido ni el tato. ¿Qué ha pasado?

Sí, ya sabemos cuáles son las excusas habituales. Que los medios de comunicación las están pasando canutas y cada vez tienen menos efectivos, que ese día había otra convocatoria similar a la misma hora, que si no inviertes en publicidad los medios ya no te hacen caso y que no entiendes cómo tu competencia X tiene mucho más tirón cuando sus argumentos son más flojos.

Muy bien. Pero, ¿no es quizá momento de hacer algo de autocrítica? Porque, por muy buenos que seamos, o nos creamos que seamos, muchas veces no hacemos las cosas bien. Vale, pero ¿qué ha fallado? Mejor que darte respuestas, respondemos a tu pregunta con otras 10 preguntas. Pero seguro que encuentras alguna respuesta.

1- ¿Tenía un argumento con suficiente gancho informativo?

No nos engañemos. Todos tendemos a creer que lo que hacemos es muy importante. Lo mismo ocurre en las empresas. Pero lo que es importante para uno no tiene por qué serlo para los demás. Es decir. Tu nuevo plan estratégico, tu recién concedida certificación ISO 9001 o el premio que te ha dado la asociación del gremio son seguramente hitos históricos para tu firma. Pero no son noticia. Al menos, no tienen la entidad suficiente como para suscitar el interés de los medios de comunicación de masas. Y mucho menos para justificar una rueda de prensa.

2- ¿Era la rueda de prensa la única vía para llegar a los medios?

La secuencia tiene toda su lógica: tengo un tema importante, por lo que puede ser noticia, así que convoco una rueda de prensa. Lógica aplastante. Pues no. Es mejor preguntarnos cuál es nuestro objetivo a priori: tener presencia en los grandes medios, conseguir un espacio relevante en un medio concreto, acceder a un público muy segmentado… En función de estas variables, tendremos que optar por una estrategia u otra. Y la rueda de prensa sólo es una de ellas.

3- ¿La he convocado en el lugar, el día y la hora adecuadas?

Sí, esto es importante. Aunque la sede de tu empresa esté en un adorable pueblecito en un inmejorable entorno, te parezca que la hora del vermú es perfecta para acompañar la rueda de prensa con unos canapés, y creas que el viernes te viene perfecto para cerrar la semana, los medios pueden no opinar lo mismo. Y la rueda de prensa es para los medios. Así que pónselo lo más fácil posible. La prensa escrita escribe para el día siguiente, pero radios y televisiones funcionan al frenético ritmo de los boletines horarios. Depende del tipo de mensaje, pero un hotel en el centro de la ciudad y una convocatoria a media mañana en un día entre semana pueden ayudar a que tu rueda de prensa no pase desapercibida. Además, ayuda a que los periodistas no quieran asesinarte.

4- ¿He trabajado bien la convocatoria?

Abre los ojos. Los periodistas no están sentados en la redacción haciendo puñetas mientras esperan a recibir tu convocatoria. No. La tuya va a competir con decenas de reclamos que son igual o más atractivos para los medios. Así que tu éxito o fracaso depende en buena medida del “gancho” que tenga tu propuesta. Para ello, asegúrate de que llega a los periodistas clave que quieres que estén en tu rueda de prensa, adelanta algo de información, facilita algunas claves, aclara a los medios qué material vas a entregar y a qué información van a tener acceso, si van a tener a responsables de tu empresa a su alcance para hacer entrevistas…

5- ¿Tenía claro el mensaje que quería trasladar?

He convocado la rueda y los medios han venido. Pero luego me he encontrado con que lo que han publicado no me ha gustado. ¿Por qué? Muy sencillo. Porque no habías trabajado el mensaje. Si quieres que los medios te visiten en tu propia casa, tienes que estar muy seguro del mensaje que les va a trasladar. Recabar los argumentos adecuados, darles el enfoque preciso y, sobre todo, pensar a priori qué me gustaría que los medios dijeran de mi empresa. Para reforzar el mensaje, no está de más ofrecer a los periodistas material de apoyo en forma de nota de prensa, dosier, documentación, cortes de voz, píldora de vídeo, etc. Los medios buscan noticia, necesitan titulares. No les convoques si no quieres ser noticia.

6- ¿Contaba con los interlocutores adecuados para dar la imagen que quería de mi empresa?

Los directivos de las empresas pueden ser magníficos gestores, pero eso no implica necesariamente que también se desenvuelvan bien ante los medios de comunicación. De cara a una rueda deprensa, elige aquellas personas capaces de trasladar el mensaje con claridad, transmitan credibilidad y sean capaces de responder a los requerimientos de los periodistas. Lógicamente tienen que tener autoridad para hablar en nombre de la empresa, deben ser reconocidos y reconocibles por los medios. Van a ser la cara visible de tu empresa. Y si hablar en público no es el fuerte de ninguno de los responsables de tu empresa, piénsatelo dos veces antes de convocar una rueda de prensa.

7- ¿Había previsto cómo dar respuesta a preguntas incómodas?

Seguro que soñabas con titulares del estilo “La empresa X bate récord de ingresos y abrirá una planta en China”. Pero te has encontrado con “La empresa X despidió a X trabajadores en 2013”. Tenías todo previsto, el mensaje muy bien trabajado y los medios atestaban la sala. Tu empresa iba a hablar de su “libro”. Pero, de repente, ¡zas! Surge la pregunta bomba, aquélla que no esperabas, y la rueda de prensa se hunde como el Titanic. Así que, si no quieres caer con todo el equipo, ya estás preparando una relación de posibles preguntas espinosas y la respuesta a cada una de ellas.

8- ¿Había pensado que conviene respetar la labor de los medios?

Está escrito en el ADN de los medios (o debería) interpretar la realidad y ser críticos con la información que reciben. Esto es así, te guste o no. Así que entra dentro del pacto tácito de una rueda de prensa que los medios se hagan eco de tu mensaje, pero también lo sometan a posibles interpretaciones, a críticas y a preguntas. Así que ni se te ocurra convocar una rueda de prensa sin preguntas o en la que los medios estén atados de pies y manos como en Corea del Norte. Porque, por muy de moda que esté, no hay nada más feo e incoherente que una rueda de prensa sin preguntas. Si no queremos responder, ¿para qué convocar a los medios? Para eso, no hacía falta una rueda de prensa. Envía un comunicado o, simplemente, pon un anuncio.

9- ¿He dado continuidad a la rueda de prensa para amplificar su efecto?

Ha llegado el día D y los medios han respondido a tu convocatoria acudiendo en masa. Ah, es momento de respirar hondo y celebrarlo. Pues no. Te queda todo el trabajo que debes hacer durante y después del evento. Identifica uno por uno los periodistas que acuden a la cita, y piensa si la asistencia es tan representativa como quisieras o si falta algún medio que consideras clave para llegar a tu público. Si es así, llama, envía el material e intenta ‘seducir’ a los medios que no han acudido. Con los periodistas que han respondido a tu llamada, trabaja las relaciones personales, ponte a su disposición para ampliar información, gestiona entrevistas… Ah, y no te olvides de que todo evento off-line supone una buena oportunidad en el mundo digital. Trabaja bien las redes sociales antes, durante y después del evento: hashtag, teaser, convocatoria, retransmisión por streaming o comentarios en directo, posterior eco en medios…

10.- ¿Soy consciente de que hay vida más allá de la rueda de prensa? ¿E incluso una vida mejor?

Pues sí. La vieja ecuación que equiparaba rueda de prensa con eco mediático ya no sirve. Ahora, la respuesta, como casi todo en el mundo líquido que nos ha tocado vivir, es “depende”. Puede que en alguna ocasión nos sirva la rueda de prensa como herramienta para lograr nuestros objetivos. Pero no siempre nos interesa acceder al gran público, cada vez menos en una audiencia más fragmentada. Así que trabaja bien cada acción de comunicación y elige la vía más adecuada. Por cierto. ¿Has oído hablar de segmentar públicos, de los canales propios, del brand journalism, del branded content o de las estrategias de contenidos? El guión del futuro de las Relaciones Públicas no está escrito. Esto supone un camino lleno de incertidumbres y dificultades. Pero también un camino apasionante. Así que sé creativo y explora nuevas posibilidades, y, si tienes éxito, cuéntaselo a todo el mundo. Pero para eso tampoco hace falta que convoques una rueda de prensa.