Checklist: Cómo difundir tu proyecto de I+D en 9 pasos

El Programa Horizon 2020 ha incorporado una nueva variable en los proyectos de investigación científicos y tecnológicos, como es la exigencia y apuesta por la diseminación y la comunicación, de cara a extender al conjunto de la sociedad los beneficios de los proyectos de I+D que promueve y apoya con fondos comunitarios.

Esta nueva directriz trae consigo un cambio de chip para los promotores de los proyectos, porque implica incorporar una nueva ficha que hasta ahora no tenía excesiva relevancia en el tablero de juego. El hecho de que la variable de la diseminación se haya incorporado con determinación en el marco de Horizon2020, no sólo en forma de recursos económicos adicionales sino como un elemento que influye directamente en la puntuación final del proyecto, convierte a la comunicación en un pilar importante en el conjunto de la propuesta de valor del proyecto de investigación.

Horizon 2020 invita a entidades e investigadores a que no limiten la comunicación y la diseminación a un apartado de relleno en el índice del proyecto sino, a que otorguen a esta variable la importancia que le corresponde, en tanto que vehículo para la transmisión a la sociedad de los valores que se pretenden y los beneficios que se promueven.

La comunicación es una disciplina profesional que también responde a un diseño estratégico similar al de otras disciplinas: Qué pretendemos, qué resultados buscamos, qué herramientas disponemos para ello, cómo vamos a recorrer ese camino.

Incluimos a continuación 9 recomendaciones a tener en cuenta a la hora de incluir la variable de la diseminación en la propuesta de valor del proyecto de investigación:

Ideas preliminares, pero no menos importantes

• A la hora de definir un marco de actuación en materia de comunicación es importante definir un primer aspecto, que se traduce en ‘tiempo y dinero’. Es decir, tanto si la estrategia de comunicación se va a llevar a cabo mediante apoyo interno o externo, va a requerir de una partida presupuestaria proporcional a los objetivos que se persiguen. Y va a requerir dedicación. Alguien le va a tener que dedicar algo de tiempo.
• Es importante tener claro los beneficios que te puede reportar la estrategia de comunicación en tu proyecto. Este es un buen punto de partida para muchas decisiones que tomarás posteriormente.
• La comunicación no es una nota de prensa. Es un proceso quizá no tan complejo como el proyecto de investigación, pero no exento de complejidad. Es un proceso que requiere de una intención, un objetivo, unas herramientas, una actitud, una disponibilidad… Hablamos, también, de estrategia.
• La comunicación debe englobar al conjunto de ‘aliados’ del proyecto. Es bueno que todos otorguen a la comunicación la importancia que le corresponde en el conjunto del proyecto.
• Va a ser necesario establecer un criterio para ‘ordenar el tráfico’ y para actuar de forma ordenada y coherente en este ámbito. La comunicación también es una labor colaborativa.
• Confía la comunicación a un equipo de profesionales de la comunicación. ‘Zapatero a tus zapatos’. El proyecto lo agradecerá.

‘Una imagen vale más…’

• Ponle cara a tu proyecto, dótalo de una imagen gráfica (logotipo) que represente los valores y propósitos del mismo.
• Elaboración de propuesta de branding del proyecto
• Creación de soportes corporativos (diseño y producción de folletos, roll-ups, plantillas de presentaciones…)

Define los objetivos

• Establece cuáles son los objetivos generales de la comunicación: qué efecto, qué impacto, qué reacción pretendes.
• Es importante que los objetivos sean realistas y proporcionados. Si tu punto de partida es el punto de llegada previsto por los responsables de comunicación, es posible que las expectativas ya se intuyan truncadas desde un inicio.
• Establece unos objetivos medibles y evaluables (presencia en medios, visitas a web, posicionamiento en Google, número de formularios rellenados, número de peticiones de información, eventos, etc.).

Dime a quién te diriges

• Si te diriges a todo el mundo, nadie te acabará escuchando. Concreta, define tu audiencia. Debes centrar tu discurso a un público objetivo que puede ser receptivo con el proyecto que desarrollas.
• Si defines bien a quién quieres dirigirte es posible que te sea más sencillo después saber qué les quieres contar y cómo lo vas a hacer.
• Seguro que puedes saber qué tipo de público puede estar interesado en tu proyecto, quién puede contribuir a tu proyecto, a quién le puede interesar los resultados del mismo.
• También puedes segmentar las audiencias: público objetivo muy definido y público más general.
• ¿Te diriges a tu entorno próximo, al ámbito regional, nacional, internacional?
• Cada audiencia tiene un perfil determinado, e implicará una estrategia determinada, con sus respectivos mensajes, herramientas, etc.

Cuéntame tu ‘historia’

• Tu proyecto tiene una historia, porque conlleva una propuesta de valor, un propósito, unas soluciones, unas aplicaciones, unos beneficios.
• Es importante dirigir el mensaje encapsulado a la medida del perfil de público al que te diriges. Busca la forma de conectar con tu audiencia historias, como por ejemplo, el cen.partida es el punto de llegada previsto por los és de contenidos técnicos, educacionales, divulgativos, en función del target en cada caso.
• Utiliza técnicas actuales para contar y compartir tus historias, como por ejemplo, el storytelling.
• El contenido puede ser transmitido en ‘pildoras’ y formatos diferentes: noticias, reportajes, videos, entrevistas, posters, infográficos, copies de rrss…

Pon a punto tu ‘vehículo’

• En un contexto de multiplicidad de canales de transmisión de tu mensaje (información), utiliza el potencial de cada uno de los canales y define una estrategia con cada uno de ellos:
• medios de comunicación (prensa, radio, televisión),
• redes sociales (Estrategia, definición de ámbitos de actuación, creación de perfiles sociales, monitorización, evaluación)
• medios propios (web, blog, newsletters, videos, folletos…)
• eventos (workshops, jornadas, conferencias, mesas redondas…)

SEO&SEM:

• ‘Acompaña’ a tus contenidos por rutas eficaces, para que te encuentren en los principales motores de búsquedas, mediante la incorporación de estrategias SEO y SEM.
• Contenidos segmentados en función de target
• Keywords y long tail keywords

Evaluación y seguimiento:

• Prueba-error, igual que lo que sucede en tu proyecto de investigación. Si no se están cumpliendo los objetivos pregunta por qué y reorienta tu estrategia. Pero para eso es imprescindible la medición y la evaluación de los resultados.

‘Libro de Estilo’

El libro de estilo es un manual de actuación que tiene en cuenta la complejidad de la comunicación en proyectos colaborativos en los que intervienen multiplicidad de agentes con perfiles e idiosincrasia diferentes, que están radicados en territorios diferentes, etc.

El libro de estilo es una buena herramienta para que todos los agentes intervinientes puedan tener una orientación de cómo proceder en materia de comunicación. Este libro de estilo establece en definitiva quién hace qué en materia de comunicación, quién es el responsable de liderar, coordinar e implementar las decisiones que se adopten:

• Definición de criterios de actuación (pautas de estilo, coordinación de actuaciones de comunicación y diseminación…),
• Creación de Consejo de Comunicación (entidades intervinientes con responsable de comunicación),
• Creación de corpus de discurso: enunciado de los objetivos estratégicos y los propósitos del proyecto,
• Definición de portavoces, de interlocutores del proyecto,
• Personalización de las comunicaciones en función del destinatario final de éstas (criterio territorial, etc.),
• Gabinete de Comunicación y relación con medios: redacción y remisión de Notas de Prensa y convocatorias,
• Redacción/elaboración de contenidos para canales propios,
• Elaboración de listado de medios de interés
• Elaboración de listado de contactos de responsables de comunicación de las entidades participantes
• Definición de criterio lingüístico de las comunicaciones.

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